Whistleblowerpolitik

Middelfart Gymnasium og HF har etableret en whistleblowerordning, som kan benyttes af alle medarbejdere på skolen.

Middelfart Gymnasium og HF ønsker med ordningen, at alvorlige lovovertrædelser, seksuelle krænkelser og øvrige alvorlige forhold kommer frem i lyset, og at der stilles en kanal i form af en whistleblowerordning til rådighed, så medarbejdere kan indberette om sådanne uden frygt for negative konsekvenser.

Whistleblowerordningen er et supplement til de almindelige kanaler – fx rektor, nærmeste leder, tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant – i forhold til at rejse bekymringer om kritisable eller utilfredsstillende forhold.

Whistleblowerkomité

Middelfart Gymnasium og HF har udpeget en whistleblowerkomité, som består af en intern whistleblower-komité, og som har ansvar for at følge op på indberetninger mv.

Enheden består af: Uddannelsesleder Anne Dahl Andersen (AD) og arbejdsmiljørepræsentant Uffe Jouttijärvi (UJ)

Enheden har til opgave, at:

  • Modtage indberetninger.
  • Give bekræftelse på modtagelse.
  • Have kontakt med whistlebloweren.
  • Følge op på indberetninger.
  • Give feedback til whistlebloweren.
  • Sikre fortrolighed om identiteten på berørte.
  • Forhindre uautoriseret adgang til oplysningerne.
  • Afvise indberetninger, der ikke er omfattet af loven.

Screeningsenhed

IT-Center Fyn har etableret en screeningsenhed bestående af en jurist, som modtager indberetningerne og aftaler med skolens whistleblowerenhed om indberetningen falder inden for lovens rammer og hvem der skal håndtere den videre sagsbehandling.

Der er i forbindelse med outsourcing indhentet de fornødne garantier for, at tredjepart lever op til lovens krav.

Anne Dahl Andersen er udpeget som kontaktperson på skolen og varetager kommunikationen med den IT-Center Fyn.

Indberetningsløsning

Middelfart Gymnasium og HF anvender en elektronisk løsning fra firmaet Whistleblower Software til indberetning fra en whistleblower.

Fortrolighed, sikkerhed, statistik

Whistleblower Software som anvendes til indberetning, sørger for at data bliver opbevaret og behandlet så fortroligheden omkring data er intakt i hele indberetnings- og behandlingsprocessen. Systemleverandøren har ikke adgang til de indberettede informationer. IT-Center Fyns screeningsenhed sikrer at fortroligheden bevares ved overdragelse til Middelfart Gymnasium og HF’s whistleblowerkomité. Kun komiteens medlemmer har adgang til de berettede data. Hvis indberetningen omhandler en der er medlem af komitéen får denne person ikke adgang til indberetningen.

Slettepolitik

Der er etableret slettepolitikker, så det sikres, at personoplysninger, der er indberettet til whistleblowerordningen, ikke opbevares længere end nødvendigt. Hvis skolen på baggrund af de indsamlede oplysninger ender med at gennemføre en disciplinær sanktion, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om en medarbejder, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes personalemappe.

Sagsbehandling

Whistleblowerenhedens sagsgange er fastlagt i Middelfart Gymnasium og HF’s retningslinjer for sagsgangen ved behandlingen af en indberetning, som sikrer, at sagsbehandlingen i whistleblowerenheden lever op til lovens krav.

Procedure og informationspligt

Proceduren for, hvordan der kan foretages indberetning til skolens whistleblowerordning er beskrevet i Middelfart Gymnasium og HF’s procedure for indberetning. Proceduren er gjort offentlig tilgængelig på Middelfart Gymnasium og HF’s hjemmeside.

Offentliggørelse

Skolerne offentliggør en gang årligt oplysninger om den generelle aktivitet i ordningen af statistiske hensyn.